Déclaration et consentement

La Ville de Vaudreuil-Dorion (ci-après la « Ville ») s’engage à protéger la confidentialité et assurer la sécurité de vos renseignements personnels.

Assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Ville a rédigé la présente politique pour énoncer comment sont protégés vos renseignements personnels récoltés par un moyen technologique, notamment lorsqu’une personne visite ou utilise un de ses sites Web, télécharge et utilise une de ses applications mobiles ou utilise tout autre outil technologique exploité par la Ville.

En utilisant les sites Web, les applications ou autres outils technologiques de la Ville, vous consentez aux conditions énoncées dans cette politique.

Définitions

Renseignement personnel

Un renseignement personnel peut, à lui seul ou avec d’autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d’entrer en contact avec vous.

Fichiers témoins (« cookies »)

Un fichier témoin, communément appelé « cookie », est un petit fichier texte stocké dans votre ordinateur par le navigateur. Il peut être récupéré par le serveur du site Web visité lors d’une connexion ultérieure, facilitant et optimisant ainsi votre navigation sur les sites Web. Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de confidentialité de votre navigateur afin qu’il bloque les témoins ou efface ceux qui sont déjà enregistrés.

Collecte

1. Moyens

La Ville recueille vos renseignements personnels lorsque vous :

• Utilisez un de ses sites Web ou l’une de ses applications;

• Remplissez l’un des formulaires disponibles sur ses sites Web;

• Transmettez une requête ou une demande à l’un des services de la Ville;

• Envoyez une réclamation, un commentaire ou une plainte;

• Complétez une demande de permis en ligne (Accès cité Territoire);

• Créez un compte d’utilisateur sur les plateformes suivantes :

    • Portail citoyen (BCiti+);

    • Mon Dossier – Bibliothèque (InMédiaTechnologie);

    • Plateforme d’inscriptions aux activités (Accès Cité Loisirs);

    • Portail du système d’appels automatisés (Somum);

• Répondez à des sondages (Google Forms, Microsoft Forms, SurveyMonkey);

• Vous abonnez à l’infolettre ou à une liste de diffusion de la Ville (CyberImpact);

• Communiquez avec la Ville par courriel, via ses réseaux sociaux ou par téléphone;

• Postulez un emploi.

Si vous choisissez de transmettre volontairement des renseignements personnels à la Ville par tout autre moyen technologique, la Ville utilisera uniquement les renseignements nécessaires pour vous répondre ou donner suite à votre demande.

2. Renseignements recueillis

La Ville ne recueille que les renseignements personnels dont elle a besoin pour offrir ses services municipaux. Ainsi, elle peut recueillir les catégories de renseignements suivants :

Fichiers témoins (« cookies »)

Lorsque vous consultez un site Web, des données peuvent être stockées dans votre navigateur ou récupérées à partir de celui-ci, généralement sous la forme de témoins (« cookies »). Ces informations peuvent porter sur vous, sur vos préférences ou sur votre appareil et sont principalement utilisées pour s’assurer que le site Web fonctionne correctement. Les informations ne permettent généralement pas de vous identifier directement, mais peuvent vous permettre de bénéficier d’une expérience Web personnalisée.

Vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver ces témoins, mais la désactivation peut affecter votre expérience de navigation.

Géolocalisation

En cas d’activation de la fonction de géolocalisation sur votre navigateur, lors de l’utilisation des sites Web de la Ville, cette dernière utilise votre position uniquement dans le but d’améliorer l’ergonomie. La Ville ne garde pas de traces de vos déplacements lorsque vous utilisez ces sites Web. Vous pouvez à tout moment désactiver la géolocalisation sur votre appareil en consultant les directives du fabricant. Cependant, cela pourrait vous empêcher d’avoir accès à certaines fonctionnalités.

Renseignements personnels

Information sur la personne (ou personne à charge)

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Profil sociodémographique

Pièces d’identité

• Numéro de permis de conduire
• Numéro d’assurance maladie
• Numéro d’assurance sociale
• Photographie de la personne

Coordonnées de contact

• Adresse postale
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Lot cadastral

Renseignements financiers

• Numéro de carte de crédit
• Date d’expiration
• Code de vérification
• Information relative à un compte bancaire et données
  de paiement

Renseignements portant sur les diplômes, l’expérience professionnelle et l’évaluation des compétences

• Curriculum vitæ
• Diplômes
• Expériences professionnelles
• Rapport d’évaluation de compétences
• Examens et questions d’entrevues
• Résultats à des tests physiques
• Questionnaire d’identification en vertu de la Loi sur l’accès
  à l’égalité en emploi (LAEEE)

Vérifications pré-emploi

• Antécédents judiciaires
• Vérifications médicales pré-embauche (seulement
  confirmation à l’effet que la personne est apte ou non à
  occuper l’emploi et limitations, le cas échéant)

Renseignements médicaux

• Renseignements sur les allergies, les médicaments et les
  conditions médicales particulières nécessitant une prise en
  charge de l’employeur ou dans le cadre de la mise en œuvre
  d’une mesure d’accommodement,
• Renseignements en regard de la condition médicale
  obtenus dans le cadre d’une expertise demandée par
  l’employeur;
• Renseignements nécessaires dans le contexte de la gestion
  d’un dossier d’invalidité ou d’accident de travail ou autres
  accidents et/ ou d’accommodement et /ou de gestion d’un
  retour au travail.

3. Motifs

Ces renseignements personnels sont notamment recueillis pour :

• Administrer vos comptes utilisateurs sur une des applications de la Ville;

• Analyser les données de navigation et assurer le bon fonctionnement des sites Web de la Ville;

• Analyser votre candidature dans le cadre d’un processus d’embauche ou de dotation;

• Assurer le traitement et le suivi de vos demandes, requêtes, réclamations, plaintes, signalements de problèmes, suggestions d’améliorations;

• Aviser d’une information importante ou d’une situation urgente;

• Communiquer de l’information ou demander votre opinion sur les services offerts par la Ville;

• Déterminer votre admissibilité aux subventions et aux programmes offerts par la Ville;

• Effectuer un changement d’adresse ou produire un relevé fiscal;

• Effectuer une transaction financière (paiement ou remboursement);

• Obtenir des statistiques afin de mesurer et d’améliorer les performances des sites Web de la Ville selon vos intérêts;

• Vérifier votre identité.

Parfois…

La Ville doit utiliser vos renseignements personnels pour :

• Respecter ses obligations légales;

• Prévenir les fraudes, les cybermenaces et les fausses déclarations;

• Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;

• Protéger vos droits et intérêts ainsi que ceux de la Ville ;

• Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d’enquêtes.

4. Conservation

La Ville conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour se conformer à ses obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec ses clients ou partenaires.

La Ville supprime les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous lui indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement ses services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements.

Protection

1. Mesures

La Ville a mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’elle détient, notamment pour prévenir les accès non autorisés.

Ses serveurs sont gérés par le Service des technologies de l’information et de la géomatique de la Ville.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, la Ville a un plan de réponses aux incidents. Il prévoit qu’elle avisera les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que la Ville mettra en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Cette politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels la Ville n’a aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers, la politique de confidentialité de ce site tiers s’appliquera. La Ville n’est pas responsable de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. La Ville vous invite à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.

2. Accès

Seul le personnel autorisé et qualifié, ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions, y a accès.

Dans certaines circonstances, la Ville fait appel à des fournisseurs pour l’aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, la Ville prend des mesures raisonnables pour que ceux-ci s’engagent à respecter cette politique.

3. Hébergement

La Ville héberge et traite vos renseignements personnels au Québec et au Canada. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Canada.

Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation du pays en question.

Toutefois, les pratiques de la Ville concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

4. Avertissement

Aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec la Ville n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous avez fournis à la Ville a été compromise), veuillez contacter la Ville immédiatement à l’adresse indiquée dans la section « Responsable de la protection des renseignements personnels » ci-dessous.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

La Responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de répondre aux demandes d’accès, d’information, de rectification, et à toute plainte que vous pourriez avoir concernant nos pratiques en matière de la protection de vos renseignements personnels.

Vos droits

1. Accès, suppression et rectification

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que la Ville détient à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, la Ville peut vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que la Ville détient à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez l’informer de tout changement sans tarder.

2. Retrait de votre consentement

Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que la Ville ne soit plus en mesure de vous offrir certains services.

Pour exercer vos droits, écrivez à l’adresse greffe@ville.vaudreuil-dorion.qc.ca (voir la section « Responsable de la protection des renseignements personnels » pour d’autres options). La Ville pourrait vous demander une pièce d’identité pour s’assurer qu’il s’agit bien de vous.

Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez les liens suivants : Commission d’accès à l’information du Québec.

Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal, soit le 19 février 2024.

Mise à jour

La Ville peut modifier le contenu de la présente politique lorsque nécessaire. Le cas échéant, un avis de modification à cet effet sera affiché sur son site Internet.

Mise à jour : 2 février 2024